Fjernledelse i en postpandemisk æra: Hvordan påvirker bruken av digitale kommunikasjonsverktøy norske konsulentselskaper?

Abstract

I mars 2020 måtte store deler av Norge forlate arbeidsplassen, og jobbe hjemmefra. Påbud og anbefalinger om å holde avstand førte til utstrakt bruk av hjemmekontor på tvers av bransjer, og fjernledelse og digitale kommunikasjonsverktøy ble mer aktuelt enn noensinne. Nå, to år senere, skriver mediene om at både ansatte og bedrifter ønsker å fortsette med hjemmekontor i fremtiden.

Nyere forskning hvor datainnsamlingen har skjedd under koronapandemiens start i 2020 har tidvis gitt andre resultater enn forskning foretatt tidligere, og det har derfor vært et uttalt mål å undersøke om det er endringer i resultater der tidligere forskning på det samme deltemaet finnes. Vi har også jobbet eksplorativt for å kunne belyse temaer der det i dag finnes lite forskning. Med utgangspunkt i nåværende forskning har vi utviklet tre forskningsspørsmål som sammen kan belyse momenter ved fjernledelse og digitale kommunikasjonsverktøy i 2022: Hva påvirker valget av digitale kommunikasjonsverktøy? Hvordan påvirker bruken av digitale kommunikasjonsverktøy bedrifter? Hvilke muligheter og utfordringer oppstår ved bruken av digitalekommunikasjonsverktøy?

Tilgjengelig litteratur er gjennomgått for å belyse forskningsspørsmålene. Data har blitt innhentet ved å utføre en kvalitativ undersøkelse hvor vi har gjennomført seks semistrukturerte individuelle intervjuer med ledere fra 5 ulike konsulentselskaper i IT-bransjen. Resultatene blir presentert og diskutert med utgangspunkt i forskningsspørsmålene, før de så blir diskutert opp mot tidligere forskning.

Funnene viser at det er en rekke forhold som påvirker valget av kommunikasjonsverktøy. Tidssensitiviteten og graden av formalitet i innholdet som skal kommuniseres, samt til verktøyet selv, er de to påvirkningsfaktorene som anses som de mest fremtredende. Andre faktorer som påvirker valget inkluderer kultur, medierikhet, behovet for å lagre kommunikasjonen skriftlig og tid. Bedrifter blir påvirket på flere ulike måter når de benytter seg av digitale kommunikasjonsverktøy. Ansatte sitter i langt flere møter enn tidligere, som kan ha både positive og negative effekter for bedriften og den enkelte ansatte. Bedrifter opplever likevel økt produktivitet ved bruk av digitale kommunikasjonsverktøy. Resultatene fra studien viser også at ledere tar beslutninger raskere når de benytter seg av digitale kommunikasjonsverktøy enn når de møtes fysisk med kollegaer.

Ansatte opplever økt fleksibilitet, spesielt knyttet til når og hvor de utfører arbeidet. Fleksibiliteten er en kilde til økt trivsel for ansatte som benytter seg av den, men kan påvirke trivselen negativt til ansatte som savner det sosiale aspektet ved å møte kollegaer fysisk. Bruken av digitale kommunikasjonsverktøy har ført til færre naturlige situasjoner der kollegaer kan snakke spontant og uformelt, til tross for at ansatte kommuniserer mer med hverandre når kommunikasjonen er heldigital. Våre resultater viste at tillitsnivået er likt eller forbedret ved bruk av digitale kommunikasjonsverktøy sammenliknet med fysisk kommunikasjon. Bedrifter har i stor grad innført en hybridordning der ansatte kan velge om de vil sitte på kontoret eller hjemme når de arbeider. Dette har også ført til endringer i hvilke kvaliteter de ser etter ved nye ansettelser.

Bruken av digitale kommunikasjonsverktøy har ført til økt tilgjengelighet. Vi fant at det var flere utfordringer knyttet til dette. Ansatte kan kjenne på en forventning om å alltid være tilgjengelig, som kan føre til utbrenthet og lav trivsel. Når møter foregår digitalt er flere personer tilgjengelige for å kunne delta, som har ført til økt møtevirksomhet. Dette har resultert i at det kan være utfordrende å få kontakt med ansatte med mye kunnskap fordi de ofte er opptatt med møtevirksomhet. Bruken av digitale kommunikasjonsverktøy gjør det utfordrende for ledere å skape uformelle situasjoner der ansatte kan småprate og bli kjent. Som et resultat oppleves det utfordrende å skape og bygge organisasjonskultur.

Digitale kommunikasjonsverktøy gir bedriften muligheten til å ansette nye personer som ikke er bosatt i nærheten av bedriftens kontor. Det medfører at bedrifter kan innhente spisskompetanse og tiltrekke seg flere kandidater enn tidligere. Fleksibiliteten til å endre når og hvor ansatte arbeider gjør det også mulig å beholde ansatte som flytter og la ansatte jobbe hjemmefra dersom de selv eller deres barn er syke. Økt grad av fleksibilitet er en stor kilde til økt trivsel for mange ansatte, som nå kan disponere tiden sin selv i større grad for å passe deres livssituasjon.

Studien har blitt utført med et lite utvalg fra en spesifikk bransje. Konklusjoner og implikasjoner har derfor begrenset overførbarhet til andre bransjer og utfordringer knyttet til reliabilitet. Resultatene kan likevel være et godt utgangspunkt for videre forskning, da de kan gi et statusbilde for situasjonen til en spesifikk bransje. Videre forskning kan utforske sammenhengen mellom de ulike faktorene som påvirker hvilket digitalt beslutningsverktøy som blir valgt eller se spesifikt på et verktøys kommunikasjonsrolle. Vi oppfordrer også fremtidig forskning til å etterprøve våre resultater om at beslutninger blir tatt raskere når det brukes digitale kommunikasjonsverktøy og undersøke underliggende grunner for hvorfor det er slik.

A large proportion of the Norwegian work force had to leave their place of work, and work remotely from home in March 2020. Laws and recommendations concerning social distancing due to the corona virus led to extensive use of home offices throughout different industries, and made remote leadership and digital communication tools more relevant than ever before.

Recent research papers where the data collection has been carried out during the start of the corona pandemic in 2020 has shown to sometimes differ from previous research. Therefore, we have explicitly wanted to investigate whether or not there has been changes in results where there exists research about our defined topic. We have also wanted to work exploratively to shed light on topics where there currently is no or little research. We have created three research questions that together can shed light on important moments regarding remote leadership and digital communication tools in 2022: What influences the choice of which digital communication tool to use? How does the use of digital communication technology influence companies? Which opportunities and challenges arise when using digital communication tools?

This research study is a qualitative study where we have gone through available literature to shed light on the research questions. Data has been collected by performing a qualitative study where we have held six semi structured individual interview with leaders from 6 different consulting companies in the IT-industry. The results are presented and discussed with regards to the research questions first, and then with regards to existing literature.

Our findings shows that there are several factors that influences the choice of which digital communication tool to use. Time sensitivity and the level of formality of the content stands out as the most prominent factors. Other factors include culture, media richness, the need to save the conversation in writing and time. Our findings corresponds with prior research on the field.

Companies are affected by digital communication tools in several ways. Employees attends more meetings than before, which can have positive and negative effects on the company and the individual employee. Companies that use digital communication tools have higher productivity and make decisions quicker. Employes experience a higher amount of flexibility, especially with regards to when and there they conduct their work. Flexibility is a source of wellbeing for employees who make extensive use of it, but it can also affect the wellbeing negatively for employees who misses the social aspect of meeting colleagues physically.

The extensive use of digital communication tools have led to fewer natural situations where colleagues can interact spontaneously and informal, even though colleagues interact more with each other when the communication is digital only. Our results shows that the level of trust is equivalent or better when using digital communication tools compared to physically meeting to communicate. Companies have widely adopted a hybrid arrangement where employees can choose whether they want to work from home or the office. This has also led to changes in which qualities leaders are looking for when hiring new employees.

Using digital communication tools have led to employees being more available. We found that there were several issues connected to this. Employees can experience a feeling of expectancy of always being available for work, which can result in burnouts and a low level of well being. When meetings are conducted digitally more people have the opportunity to attend, which have resulted in an increased number of meetings for leaders and employees. This has led to challenges in getting contact with colleagues, because they are busy in a meeting. The use of digital communication tools has also shown to make a challenge for leaders to create unformal situations where employees can small talk and get to know each other. As a result it can be difficult to create and build culture in the company.

Digital communication tools gives the company the opportunity to hire people who are not living close to the companies office. This is a great opportunity for the company, which can attract new employees and more likely get a good candidate for the job. The flexibility to work when and where you work also makes it possible to keep employees who are moving and let employees work from home if they or their kids are sick. Flexibility is also found to be a source of well being for many employees, who can now choose how to spend their time to suit their life situation.

The study has been conducted with a small selection of candidates from a specific sector. Conclusions and implications will therefore have limitations with regards to reliability and transferability. The results can still be a good starting point for further research, as they can provide a picture of how the situation is right now for that specific sector. Further research can explore the connections between the different factors that influences which digital communication tool is chosen or investigate which roles a specific digital communication tool has. We also encourage future research to verify our results regarding quicker decision making and explore the underlying reasons as to why this happen.