Når noe går av seg selv, er det nok en kontoransatt som gjør det : En studie av kontorfaglig ansattes rolle og funksjon i profesjonelle organisasjoner

Abstract

Dette er en studie av kontofaglig ansattes rolle og funksjon i profesjonelle organisasjoner, belyst gjennom feltet psykisk helsevern for barn og unge. Dagens organisasjoner er i stadig endring; nedskjæringer og omorganiseringer internt og eksternt skjer ofte, raskt og med vekslende resultater. Fordi kontoransattes rolle og funksjon i organisasjoner er lite tematisert og forstått utover den tradisjonelle betegnelsen som støttefunksjon, blir organisasjonsendringer gjerne gjennomført uten å ta høyde for betydningen av og for kontoransattes funksjoner. Problemstillingen i denne oppgaven er hvordan en kan forstå og begrepsfeste kontorfaglig ansattes rolle og funksjon på systemnivå. Bedre forståelse av funksjoner kan legge grunnlag for mer informerte beslutninger på alle nivåer.Kontofaglig ansattes rolle og funksjon er belyst gjennom en empirisk undersøkelse med referanse til resultater fra andre studier av kontoransattes arbeid. Studien er en oppfølging av en intervjuundersøkelse forfatteren gjorde av kontoransattes kompetanse fra 2005 (Jensen, 2006). Denne, og andre tidligere studier bygger nesten utelukkende på materiale der kontoransatte selv er informanter. Denne nye undersøkelsen er derfor rettet mot andre faggruppers beskrivelse og opplevelse av kontoransattes rolle. Den er gjennomført som fokusgruppeintervjuer. Metodisk tar undersøkelsen utgangspunkt i grounded theory slik den er videreutviklet av konstruktivistiske teoretikere.Tidligere undersøkelser viser at kontoransatte i stor grad forstås som noen som er, ikke noen som gjør, og at deres kompetanse og arbeid oppfattes som personlige egenskaper. Dette overskygger deres kompetanse og arbeid. Studien legger derfor vekt på å forstå hva kontorfaglig ansatte gjør, som utgangspunkt for begrepsfesting av deres funksjoner i organisasjonene de arbeider innenfor. Aktør-nettverk teori (ANT) har vist seg å være et egnet analyseverktøy til å sette fokus både på kontoransattes handlinger og konteksten handlingene foregår i. Videre har ANT gjort det mulig å få øye på den store betydningen av teknologi i kontoransattes daglige arbeid. Handlingenes kontekst analyseres også ved hjelp av begrepene styringsrasjonalitet og driftsrasjonalitet, som har gjort det mulig å forstå spenninger og motsetninger i organisasjonene og i kontoransattes arbeid. Fletchers (1999) begrep om atrelasjonelt arbeid forsvinnes i organisasjoner anvendes for bedre å forstå hvorfor kontoransatte kan framstå som noen som er. Undersøkelsen analyserer fram fem sentrale funksjoner som kontorfaglig ansatte har på systemnivå. For det første skaper de flyt gjennom gode rutiner, løpende problemløsning og formidling mellom teknologi og klinikere, både på system- og individnivå. For det andre skaper kontoransatte system og struktur gjennom å forvalte klinikkenes pasientregistreringsprogram, og gjennom å forvalte ”hvordan vi gjør det her” i forhold til alle ansatte, både formelt og uformelt. En tredje funksjon er at kontoransatte utøver kontroll nedenfra på en måte som vever sammen klinikkens styringsrasjonalitet og driftsrasjonalitet. Sammenvevingen bidrar til at mye av kontrollen framstår som hjelp, samtidig som den gjør det vanskeligere for klinikerne å reise en faglig debatt om kontrollens innhold. For det fjerde fungerer kontoransatte som hub eller kommunikasjonsknutepunkt, gjennom formidling, koordinering og oppbygging av en uformell kunnskapsbase. Sist, men ikke minst, utformer de grensen inn til klinikken og bidrar i det direkte pasientarbeidet gjennom å lose de som henvender seg inn i klinikkens verden. Felles for funksjonene er at de bare kan utføres i tett samspill med klinikerne og at de krever grundig kjennskap til klinikkens virksomhet og tenkemåte. Underproblemstillingene i undersøkelsen handler om å utfordre etablerte forståelser av kontoransattes rolle: kontoransatte som klinikernes hjelpere og som støttefunksjon i organisasjonsteoretisk forstand. Hjelpeforståelsen settes opp mot det brede spekteret av handlinger og kompetanse som intervjuene beskriver. En konklusjon er at hjelpeforståelsen bidrar til å usynliggjøre kontoransattes arbeid bl.a. gjennom å gjøre det til personlige egenskaper. Forståelsen må utfordres gjennom å sette ord på og anerkjenne kontoransattes funksjoner på systemnivå og dermed fagliggjøre kontoransattes arbeid som grunnlag for en mer likeverdig relasjon mellom kontoransatte og klinikere. Støttefunksjonsbegrepet settes opp mot de fem sentrale funksjonene, og studien konkluderer med at støttefunksjonsbegrepet ikke har grunnlag i undersøkelsen, tvertimot kan det begrunne organisasjonsendringer som ikke ivaretar klinikkenes og pasientenes behov. Kontorfaglig ansatte står ikke utenfor primærvirksomheten, men må forstås som en faggruppe som er integrert i klinikkenes arbeid, med samme mål som resten av arbeidskollektivet og klinikken som helhet.En implikasjon av undersøkelsen er at det trengs egne konsekvensanalyser ved organisasjonsendring som ser på virkninger for kontoransattes funksjoner for å unngå negative effekter. Likheten mellom konteksten for kontoransattes arbeid i poliklinikker i PHBU og andre profesjonelle organisasjoner legger grunnlag for generalisering til andre felt.