Kontroll og tillit

Abstract

Tema for denne studien er sammenhengen mellom stort fokus på dokumentasjon, rapportering og kontroll og følelsen av tillit hos medarbeidere og ledere. Problemstillingen er: Hvordan oppleves sammenhengen mellom et stort fokus på dokumentasjon, rapportering og kontroll og følelsen av tillit hos medarbeidere og ledere ved to ulike offentlige organisasjoner (en Avdeling i Sykehuset Innlandet og en Avdeling i Forsvarsbygg)? Forskningsdesignet vårt har et hypotetisk deduktivt grunnlag, der vi med utgangspunkt i teori og tidligere forskning på området, forsøker å besvare noen utvalgte forskningsspørsmål. Vi har empiriske forventninger som vi søker svar på via svarene informantene gir oss under åpne intervjuer. De empiriske forventningene styrkes gjennom analysen. Vi valgte å intervjue 5 ansatte i hver av de to organisasjonene, tre ledere og to «vanlige» medarbeidere. Dokumentasjon, rapportering og kontroll er viktig og nødvendig. Det kritiske er mengde og relevans. Blir mengden for stor, brukes for mye tid. Tid som heller skulle vært brukt på primæroppgavene; produksjon og ledelse. Det må være en forståelse for hvorfor man skal dokumentere, rapportere og kontrollere. De ansatte må få tilbakemeldinger på hvorfor, og hva de skal brukes til. Hvis ikke, kan det ha negative konsekvenser for organisasjonen. Det kan skape forsiktighet, man blir redd for å gjøre feil. Det kan øke administrasjon, som kan oppleves byråkratiserende og lite effektivt. Kontroll og detaljstyring kan skape utrygghet, med en risiko for å gjøre en dårligere jobb. Ansatte, særlig ledere, føler bekymring, frustrasjon og utrygghet over det store fokuset og alle krav om rapportering og kontroll. Det kan gå ut over tillitsfølelse, engasjement, motivasjon og arbeidsglede. Ledere må nedprioritere oppfølgingen av personalet sitt, det å være leder. Tillit blir utfordret når de ansatte, spesielt lederne, ikke får tillit til å virke innenfor sitt fag eller rammer de er tildelt. De mister sitt handlingsrom, det går utover både motivasjon, innsats og initiativ. Stoler man på tillitsmottaker kan man redusere kontroll. Mye dokumentasjon, rapportering og kontroll er krevende ressursmessig. Empiren viser at det også virker demotiverende. Styring gjennom dokumentasjon, rapportering og kontroll fører til enda mer kontroll, en selvforsterkende mekanisme, mistillit avler mistillit. Informantene poengterer at det må være en balansegang. Forholdet mellom kontroll og tillit er spennings- og motsetningsfylt. God styring forutsetter både kontroll og tillit.

Engelsk: The theme for this study is the relationship between major focus on documentation, reporting and control and the feeling of trust among co-workers and leaders. The issue is: How is the relationship between a major focus on documentation, reporting and control and the feeling of trust among co-workers and leaders in two different public organisations (a Department of Sykehuset Innlandet HF and a Department of Forsvarsbygg) experienced? Our research design has a hypothetical deductive foundation, which based on theory and previous research in the area, tries to answer some selected research questions. We have empiric expectations that we seek answers for via the answers provided by informants during open interviews. The empiric expectations are strengthened through the analysis. We chose to interview 5 employees in each of the two organizations, three leaders and two “ordinary” co-workers. Documentation, reporting and control are important and necessary. Quantity and relevance are critical. If the quantity is too large, it becomes time-consuming: time that rather should have been spent on primary tasks, production and management. There must be an understanding of why one should document, report and control. The employees must receive feedback on why, and what they are to be used for. If not, there can be negative consequences for the organization. It can create caution - one becomes afraid of making mistakes. It can increase administration, which can be experienced as bureaucratisation and little effective. Control and detail management can cause insecurity, with risk of doing a poorer job. Employees, especially leaders, feel anxiety, frustration and insecurity over the major focus and all the demands for reporting and control. It can affect confidence, engagement, motivation and job satisfaction. Leaders must downgrade monitoring of their personnel, that being a leader. Trust is challenged when the employees, especially leaders, do not get the confidence to work within their profession or the framework they are assigned. They lose their maneuverability; it affects motivation, effort and initiative. With reliance on a trustee can one reduce control. Extensive documentation, reporting and control are resource demanding. Empirical results show that it also seems discouraging. Management through documentation, reporting and control lead to even more control, a self-reinforcing mechanism, mistrust breeds mistrust.