Digital transformasjon og endringsledelse i kommunal sektor

Abstract

Denne masteroppgaven undersøker hvorfor endringsledelse er essensielt for å kunne drive med digital transformasjon og datadreven beslutningstaking i en mellomstor norsk kommune. Studien tar for seg en kvalitativ tilnærming gjennom semistrukturerte dybdeintervjuer med ledere innen helse- og omsorgssektoren i Porsgrunn kommune for å belyse deres erfaringer og perspektiver. Bakgrunnen for studien er erkjennelsen av at digitalisering handler om mer enn bare teknologi; det krever systematisering av digitale løsninger og bruk av data for gode beslutninger. Norske kommuner opplever et press om å modernisere tjenestene sine, samtidig som de navigerer i et komplekst regelverk og har begrensede ressurser.

Det teoretiske rammeverket bygger på institusjonell teori, som forklarer hvordan eksterne faktorer påvirker digitaliseringsvalg i offentlig sektor. Endringsteori, representert ved Lewins tretrinnsmodell og Kotters åttestegsmodell, gir innsikt i prosessen for å lede og forankre endringer. Ressursbasert teori (RBV) fremhever viktigheten av ressurser og egenskaper for å oppnå strategiske fordeler i en digital transformasjon. Endringsledelse knytter disse teoriene sammen ved å sikre at press og insentiver, strategisk retning, og tilgjengelige ressurser håndteres effektivt.

Funnene i studien viser at det er varierende kjennskap til kommunens digitaliseringsstrategi, og at digitale løsninger ofte oppleves som fragmenterte og mangler samspill, noe som fører til dobbeltarbeid og redusert nytteverdi. Opplæring i nye systemer oppleves også som mangelfull, og systemenes brukervennlighet trekkes frem som avgjørende. Videre avdekker studien at potensialet for å ta strategiske beslutninger basert på data fra systemene ikke er fullt utnyttet, da data ofte krever betydelig bearbeiding og tilliten til data i enkelte systemer er lav.

Når det gjelder endringsledelse, viser funnene at motstand mot endring ofte oppstår når ansatte ikke ser meningen med endringen eller mangler synlig begrunnelse. Tydelig kommunikasjon, informasjon og involvering av ansatte er nøkkelfaktorer for å redusere motstand og skape eierskap til endringsprosessene. Kontinuerlig oppfølging er essensielt for å sikre at endringer fester seg og at ansatte ikke faller tilbake til gamle vaner. Ledelsen spiller en avgjørende rolle i å kommunisere visjonen, skape engasjement og følge opp endringene.

Diskusjonen knytter funnene opp mot teorien og understreker at digitaliseringen i kommunen fremstår som fragmentert, og at det er en bevissthet rundt at digitalisering handler om mer enn bare teknologi. Manglende felles retning og fragmenterte systemer kan skyldes både interne og eksterne faktorer, inkludert institusjonelt press og kommunens ressurser. Studien konkluderer med at endringsledelse spiller en koordinerende rolle i å navigere mellom institusjonelt press, kommunens ressurser og egenskaper, og hvordan ansatte håndterer endringer knyttet til digital transformasjon. For å lykkes med digital transformasjon og datadreven beslutningstaking må kommunen adressere både tekniske og menneskelige aspekter ved endring gjennom effektiv endringsledelse. Dette innebærer å skape forståelse for nødvendighet og nytteverdi, planlegge og gjennomføre endringer, sikre god oppfølging og forankring, samt prioritere kompetanseutvikling og brukervennlighet.

This master's thesis explores why change management is essential for driving digital transformation and data-driven decision-making in a mid-sized Norwegian municipality. The study uses a qualitative approach through semi-structured in-depth interviews with leaders in the health and care sector in Porsgrunn Municipality to highlight their experiences and perspectives. The background for this study is the recognition that digitalization is about more than just technology; it requires the systematic implementation of digital solutions and the use of data for informed decision-making. Norwegian municipalities face pressure to modernize their services while navigating complex regulations and working with limited resources.

The theoretical framework is based on institutional theory, which explains how external factors influence digitalization choices in the public sector. Change theory, represented by Lewin’s three-step model and Kotter’s eight-step model, provides insight into the process of leading and anchoring changes. The resource-based view (RBV) highlights the importance of internal resources and capabilities for achieving strategic advantages in digital transformation. Change management connects these theories by ensuring that external pressures, strategic direction, and available resources are effectively managed. The study's findings indicate that awareness of the municipality’s digitalization strategy varies, and digital solutions are often perceived as fragmented and lacking integration, leading to redundant work and reduced efficiency. Training in new systems is also seen as insufficient, and usability is emphasized as a critical factor. Furthermore, the study reveals that the potential for making strategic decisions based on data is not fully utilized, as data often require significant processing, and trust in certain systems' data quality is low. Regarding change management, the findings show that resistance to change often arises when employees do not see the purpose of the change or lack a clear justification. Clear communication, information sharing, and employee involvement are key factors in reducing resistance and fostering ownership of change processes. Continuous follow-up is essential to ensure that changes are sustained and that employees do not revert to old habits. Leadership plays a crucial role in communicating the vision, fostering engagement, and overseeing the implementation of changes.

The discussion links the findings to theory, emphasizing that digitalization in the municipality appears fragmented, and there is an awareness that digitalization involves more than just technology. The lack of a unified direction and fragmented systems may be attributed to both internal and external factors, including institutional pressures and the municipality’s resources. The study concludes that change management plays a coordinating role in navigating institutional pressures, municipal resources and capabilities, and employee adaptation to changes related to digital transformation. To succeed in digital transformation and data-driven decision-making, the municipality must address both technical and human aspects of change through effective change management. This includes creating an understanding of the necessity and benefits of digitalization, planning and implementing changes, ensuring proper follow-up and anchoring, and prioritizing competence development and usability.