Hvordan blir styringssystemer brukt under endringsprosesser i statlige virksomheter

Abstract

I denne masteroppgaven undersøker jeg bruken av styringssystemer ved implementering av en strategisk endring. Det er en kvalitativ casestudie som tar for seg en avdeling i en statlig virksomhet, som nylig har vært gjennom en organisasjonsutviklingsprosess. Prosessen har påvirket økonomistyringen. Jeg ser på den prosessen de har vært gjennom som en strategisk endring på bakgrunn av hensikten og formålet. Problemstillingen i denne studien er:

Hvordan brukes styringssystemer i organisasjonsutviklingsprosesser?

Jeg har gjennomført en datainnsamling i form av intervjuer og relevante dokumenter for å besvare min problemstilling. Det ble gjennomført intervjuer av medarbeidere som arbeidet innenfor ulike områder i økonomiseksjonen i avdelingen. Videre var det også behov for beskrivelser av ulike områder av casevirksomheten, hvor dokumentstudier ble brukt og disse ga meg relevante empiriske funn til studien. For å kunne se på bruken av styringssystemer i implementeringen av denne strategiske endringen, valgte jeg å anvende Simons (1995) rammeverk «Levers of Control» i min analyse og diskusjon av de empiriske funnene. Det er dette rammeverket som la grunnlaget for mine viktigste funn i denne studien.

Formålet med organisasjonsutviklingsprosessen i avdelingen var å sikre en helhetlig organisering i tråd med virksomhetens samfunnsoppdrag. Dette skulle gjennomføres ved en effektivisering av prosesser, skape brukerorienterte løsninger og forvalte eiendom, bygg og anlegg på en god og målrettet måte. For å oppnå dette skulle blant annet ansvar og myndighet i regionene styrkes. Når jeg ser på bruken av styringssystemer i denne organisasjonsutviklingsprosessen, bærer det preg av at ledelsen har vektet balansen mot det diagnostiske styringssystemet samt bruk av grenser i form av retningslinjer. Det kan argumenters for at balansen har vært skjev, og at bruken av trossystemet og det interaktive systemet ikke har vært tilstrekkelig. Det kan dermed ha hatt negative etterspill for avdelingen. En mer bevisst bruk av styringssystemer sammen med en mer balansert vekting av de ulike styringsmekanismene, kan i fremtiden bidra til en smidigere og mer vellykket implementering av en strategisk endring for alle parter involvert.

In this master's thesis, I examine the use of management control systems in the implementation of a strategic change. It is a qualitative case study focusing on a department within a governmental organization that has recently undergone an organizational development process. This process has impacted the financial management. I view the process they have undergone as a strategic change based on intent and purpose. The research question in this study is:

How are management control systems used in organizational development processes?

I conducted data collection through interviews and relevant documents to answer my research question. Interviews were conducted with employees working in various areas within the financial section of the department. Additionally, descriptions of various areas of the case organization were needed, and I used document studies for that and those also gave me relevant empirical findings for the study. To examine the use of control systems in the implementation of this strategic change, I chose to use Simons (1995) framework "Levers of Control" in my analysis and discussion of the empirical findings. This framework laid the foundation for my key findings in this study.

The purpose of the organizational development process in the department was to ensure comprehensive organization in line with the organization's social mission. This was to be achieved through effective processes, creating user-oriented solutions, and managing property, buildings, and facilities in a good and purposefully way. To achieve this, responsibility and authority in the regions were to be strengthened. When examining the use of management control systems in this organizational development process, it appears that management has weighted the balance towards the diagnostic control system and the use of boundary system in the form of guidelines. It can be argued that the balance has been skewed and that the use of the belief system and the interactive system has not been sufficient. This may have had negative repercussions for the department. A more conscious use of management control systems along with a more balanced weighting of the various control mechanisms, may contribute to smoother and more successful implementation of a strategic change for all parties involved in the future.