Medarbeidersamtalen, et nyttig ledelsesverktøy?

Abstract

Temaet for denne studien er medarbeidersamtalen. I oppgaven har jeg hatt som mål å finne ut om ledere og medarbeidere opplever medarbeidersamtalen som et nyttig ledelsesverktøy. Et annet viktig element som har blitt høyaktuell den siste tiden er evalueringen av mål og verdier. I dagligtalen omtales denne som karaktersetting, men defineres i bedriften som evaluering på prestasjoner av arbeidsmål og bedrifts verdier. Dette har blitt en del av medarbeidersamtalen og med tanke på at slik evaluering har hatt stor fokus i mediene var det naturlig å vie plass til dette. Problemstillingen for oppgaven er ’’Medarbeidersamtalen, et nytting ledelsesverktøy?’’ For å finne svar på problemstillingen, har jeg brukt kvalitativ forskningsmetode, nærmere bestemt kvalitative intervjuer. Oppgaven er delt inn i fem deler utenom innledningen. Disse er teori, metode, datapresentasjon, dataanalyse, og en konklusjon. Teorien tar for seg medarbeidersamtalen og andre elementer som har blitt en del av denne, slik som karriere- og kompetanseutvikling samt karaktersetting. I metodedelen beskrives kvalitativ metode og intervju samt fremgangsmåten for innsamling av data til analyse. Etter metode kommer datapresentasjon. Dette er fremleggingen av informasjonen jeg har samlet inn fra informantene gjennom intervju. Informasjonen brukes i analysen der data og teori settes opp mot hverandre og analyseres. I konklusjonen presenteres funnene, tankene rundt og videre undersøkelser. Studien konkluderer med at ledere og ansatte i stor grad ønsker å videreføre medarbeidersamtalen i sin nåværende form. Undersøkelsen viser at verktøyet bidrar til bevisstgjøring av arbeidsoppgaver, kompetanse- og karriereutvikling og mål som defineres i tilknytning til disse. Mye tyder på at mål har stor fokus og jeg har dermed kommet frem til at man praktiserer det jeg har valgt å kalle en målorientert medarbeidersamtale. Funn viser at informanter synes det er vanskelig å komme opp med gode mål og følge opp når nye mål dukker opp. Mye kan tyde på at det er målsetting som fører til at en opplever medarbeidersamtale som mas akkurat på grunn av for stor fokus på målsetting. Videre funn viser at relasjonsbygging var en viktig del av samtalen og at det bidrar til å øke motivasjonen ved at det er en arena der man kan ha åpen dialog. Selv med mange oppslag i avisene ser ikke karakterene til å skape mye bekymring på arbeidsplassen. Ved å sette karakterer på sin egen innsats tvinges de ansatte til å tenke hvor god jobb de har gjort og de blir mer mottakelig for karakteren lederen setter på deres innsats. Alle var enig i at dette bidro til at karaktersystemet fungerte og mente det ikke hadde fungert like godt dersom det bare var leder som satt karakter på ens innsats. Det som dermed skapte litt forvirring var karakterskalaen som er brukt og i hvilken grad karakterer var linket til lønn.

Sammendrag engelsk (abstract): The theme of this study is performance appraisal as a management tool. In the thesis I aimed to find out if managers and employees experienced performance appraisal as a useful tool. Another important element that has become highly topical in recent months is the evaluation of the goals. In everyday language this is referred to as grading, but defined as the evaluation of the performance of work objectives and corporate values. This has become part of the performance appraisal and considering that such evaluation has received a lot of focus in the media it was natural to devote space to it in this thesis. In this thesis I have used qualitative research methods, namely qualitative interviews. The work is divided into five parts, in addition to introduction. This is the theory, methodology, data presentation, data analysis, and a conclusion chapter. The theory deals with performance appraisals and other items that have been a part of it, such as career and skills development and grades. The method chapter describes the qualitative method, interview and procedures for the collection of data for analysis. After method comes data presentation. This is the disclosure of the information I have collected from informants through interviews, which in turn is used in the data analysis where data and theory is put against each other and analyzed. In the conclusion chapter findings and recommendations for further investigation are presented. The study concludes that managers and employees largely want to continue the performance appraisal in its current form. The survey shows that the tool helps to raise awareness of duties, skills- and career development and objectives defined in relation to these. The indications are that objective setting has a high priority, and I have therefore concluded that one is practicing what I have chosen to call an objective oriented performance appraisal. Findings show that informants find it difficult to come up with great objectives and are doing a poor job to follow up when new objectives are emerging. It is assumed that the objective setting is one of the reasons behind why many experience performance appraisal as such hustle. Further findings show that relationship building was an important part of the conversation and that it helps to increase motivation since it is a venue where participants can have open dialogue. 86 Even with many articles in the newspapers regarding grades in workplace it does not seem that this has had a negative effect on the workers. By setting grades on their own efforts employees are forced to think about how well they performed and become more receptive for grades sat by their manager. Everybody agreed that having such system contributed to its survival and would not be a success if only the leader gave a grade on one's efforts. Grading scale created some confusion between the employees and to which extent the grades were linked to wages.