Automatisering av regnskapsprosesser i offentlig virksomhet. Muligheter med helelektronisk faktura

Abstract

Problemstillingen i oppgaven er om innføring av et system for automatisk kontering og godkjenning av faktura endrer behovet for kontrolltiltak. Med kontrolltiltak menes her manuelle eller systembaserte kontroller laget for å fange opp gitte avvik i økonomisystemet. Emnet er interessant for alle virksomheter som har innført elektronisk faktura. I praksis er dette så godt som alle norske offentlige virksomheter, etter at dette er blitt et lovfestet krav på grunn av DIFIs engasjement for innføring av elektronisk faktura på standardformat. I min forskning finner jeg ingen indikasjon på at en automatisering av kontering og godkjenning av faktura vil endre behovet for kontrolltiltak. Jeg finner en uendret risiko for mislighold og svindel, en redusert risiko for feil kontering, og en redusert risiko for ineffektivitet. Jeg finner at innføring av elektronisk faktura som er nødvendig for å innføre automatisk prekontering og godkjenning i tillegg gir større muligheter til gode systemkontroller som riktig tilpasset kan øke graden av kontroll uten å gå på bekostning av effektivitet.

Abstract The issue in this thesis is how the implementation of a system for automatic posting and approval of invoices change the need for control measures. Control measures here means manual or system-based controls designed to capture certain discrepancies in the accounting system. The subject is interesting for all enterprises that have implemented electronic invoices. In practice this is as good as any Norwegian public business, after this has been a legal requirement due DIFI commitment to the introduction of electronic invoices in standard format. In my research, I could find no indication that an automation of accounting and approval of invoices will change the need for control measures. I find an unchanged risk of default and fraud, a reduced risk of incorrect posting, and a reduced risk of inefficiency. I find that the introduction of electronic invoicing which is necessary to introduce automatic prekontering and approval as well as providing greater opportunities for good system controls properly adjusted can increase the level of control without compromising efficiency.