Hvordan påvirkes avstandslederens valg av kommunikasjonsmedier tillit og relasjoner til medarbeiderne?

Abstract

Hensikten med denne studien er å belyse hvordan avstandslederen benytter ulike kommunikasjonsmedier i dialog med medarbeidere over en geografisk avstand, og hvordan de ulike mediene påvirker den opplevde tilliten og relasjonen mellom avstandsleder og medarbeider. Digitale kommunikasjonsmedier er i stadig utvikling, og det økes i både funksjonalitet og tilgjengelighet. Dette gjør at teorier innen blant annet ledelse og bruk av digitale kommunikasjonsmedier til stadighet må utvikles for å holde tritt med ikke bare teknologien, men også samfunnet ellers. I dag er vi mer vant til ulike medier, og vår oppfattelse av mediene er nok annerledes enn for bare få år siden. Det er derfor interessant å se hvordan ulike medier kan benyttes i ulike situasjoner, og hvordan bruken av de vil gi seg utslag i hvordan avstandslederen opplever tilliten og relasjonen mellom seg selv og sine medarbeidere.

For å operasjonalisere problemstillingen «Hvordan påvirkes avstandslederens valg av kommunikasjonsmedier tillit og relasjoner til medarbeiderne?» har vi valgt å benytte egne forskingsspørsmål som belyser hvilke medier avstandslederne benytter, og i hvilke situasjoner de benyttes. Samtidig ønsker vi å belyse hvilke faktorer som kan ha betydning for å oppnå tillit og relasjon over avstand.

Det ble benyttet et kvalitativt forskningsdesign med intervjuguide og semistrukturerte intervjuer av fem ledere som utøver ledelse over avstand. Respondentene ble valgt ut i organisasjonen basert på en gjennomgang av organisasjonskartet og identifisering av stillinger med lederansvar. Med bakgrunn i dette var det grunn til å anta at de hadde kjennskap til å lede medarbeidere som til daglig befinner seg på andre geografiske steder enn dem selv, og dermed hadde grunnlag for å uttale seg om erfaringer ved å lede over avstand. I tillegg har vi benyttet data fra Forsvarets medarbeiderundersøkelse for å styrke validiteten av oppgaven.

Spesielt har vi benyttet LMX og MRT-teori som drøftingsgrunnlag for å kunne svare opp problemstillingen.

Våre funn indikerer at det er flere forklaringer på hvordan avstandslederen baserer sitt valg av kommunikasjonsmedier. Dette henger sammen med budskap og informasjon som skal gis til medarbeider (ene). Når det er krevende og viktige samtaler som skal gjennomføres foretrekker respondentene å møte medarbeideren fysisk og kunne prate ansikt-til-ansikt. Derimot når det dreier seg om informasjon som skal gis til flere over avstand, ønsker respondentene å benytte et medium som muliggjør mange deltagere, og hvor alle ser hverandre. Her ser det ut til at respondentene omfavner den stadig økte utbredelsen og tilgjengeligheten av videomedier, fordi det bidrar til å kunne berike samtalen og styrke relasjonen mellom medarbeiderne over avstand. I tilfeller hvor relasjonene og tilliten er sterk, for eksempel mellom leder og mellomleder, benyttes ulike medier som telefon og epost i tillegg.

Nøkkelord Avstandsledelse, relasjon, tillit, LMX, medievalg, kommunikasjon og medierikhetsteori.

The purpose of this study is to enlighten on how the distance manager uses different media in communicating with employees over a geographical distance, and how the various media affect the perceived trust and relationship between distance manager and employee. Digital communication media are constantly evolving and increasing in both functionality and accessibility. This means that theories within, among other things, management and use of digital communication media must be constantly developed to keep up with not only technology, but also society in general. Today, we are used to other types of media, and our perception of the media is different than just a few years ago. It is therefore interesting to see how alternate media can be used in different situations, and how their use will have an impact on how the distance manager experiences the trust and relationship between themselves and their employees.

To operationalize the problem "How is the distance manager's choice of communication media, trust and relationships with employees affected?" we have chosen to use our own research questions that focus on the challenges the managers themselves believe are in remote management, as well as the preferred choice of communication media. At the same time, we wish to enlighten which factors that may be important for achieving trust and relationships over distance.

A qualitative research design was used with an interview guide and semi-structured interviews of five managers who practice distant management. The respondents were selected in the organization based on a review of the organizational chart and identification of positions with managerial responsibility. With this as a background, there was reason to assume that they had knowledge of managing employees who are in geographical locations other than themselves, and thus had ground to comment on their experiences of managing from a distance. In addition, we have used data from the Norwegian Armed Forces' employee survey to strengthen the validity of our master`s thesis.

We have used LMX and MRT theory as a basis for discussion to answer the research question.

Our findings indicate that there are several explanations for how the distance manager bases the choice of communication media. This is related to the message and information to be given to the employee(s). When there are demanding and important conversations to be conducted, respondents prefer to meet the employee physically and be able to talk face-to-face. On the other hand, when it comes to information given to a group of people over a distance, the respondents prefer to use a media that makes it possible for several participants, and where everyone can see each other. Here, respondents embrace the ever-increasing prevalence and availability of video media because it helps to enrich the conversation and strengthen the relationship between employees over a distance. In cases where relationships and trust are strong, for example between manager and middle manager, various media such as telephone and email are used as well.

Keyword Distance management, relationship, trust, LMX, media choice, communication, and media richness theory.