Kommunalt beredskapsarbeid; plan eller prosess, læring eller lov?

Abstract

I denne masteroppgaven har vi gjennomført en fortolkende case-studie mellom tre kommuner for å svare ut problemsstillingen: Hva kjennetegner utfordringene ved kommunalt helhetlig og systematisk beredskapsarbeid, og hvordan kan kommunene styrke eget beredskapsarbeid?

Hensikten med denne studien er å sammenligne ulike kommuners arbeid med beredskap for å belyse hva de kan gjøre for å forbedre deres helhetlige og systematiske beredskapsarbeid.

Studien viser at involvering av politisk og administrativ ledelse er en av de viktigste faktorene for å kunne lykkes med å operasjonalisere lovpålagte føringer, i tillegg til bruk av DSBs veiledere for helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse og kommunal beredskapsplikt. Et bevisst forhold til hvilke dokumenter som skal brukes under krisehåndtering og hvilke dokumenter som skal brukes til dokumentasjon av kommunal beredskapsplikt, viser seg også å være hensiktsmessig.

Funn fra studien viser at kommuner oppnår erfaringslæring hovedsakelig gjennom øvelser, evalueringer og deltakelse i beredskapsnettverk. Mangel på tid og ressurser ser ut til å være en gjentakende utfordring for erfaringslæring i kommunene, og gjelder både for gjennomføring, planlegging og evaluering av øvelser. Øvelser blir sett på som viktig og kommunene ønsker å øve mer, spesielt på fullskalaøvelser. Studien viser også at kommunene i liten grad har utarbeidet opplærings- og øvelsesplaner, som kan være en utfordring for utvikling av beredskapskompetanse.

Studien viser videre at et helhetlig og systematisk beredskapsarbeid er avhengig av en ledelse som prioriterer beredskap og legitimerer tilstrekkelig med tid og ressurser. Beredskapsarbeidet blir styrket av at statsforvalter har en sentral rolle som veileder, pådriver og tilsynsfunksjon, men også som fasilitator for øvelser. Studien viser også at beredskapskultur er en viktig faktor i beredskapsarbeidet som krever en bevisst lederinvolvering.

Studien konkluderer blant annet med at lederinvolvering og ressurser er viktig, men mangel på det er også det som i størst grad hemmer det kommunale beredskapsarbeidet. Ledelsen må bevisstgjøres på beredskapens kompleksitet og omfang for å prioritere de nødvendige ressursene som gir autonomi til ansatte for å utføre beredskapsoppgavene på en tilstrekkelig måte.

In this master's thesis, we have carried out an interpretive case study between three municipalities to answer the problem: What are the characteristics of municipal work for overall and systematic preparedness, and how can municipalities strengthen their own preparedness?

The purpose of this study is to compare different municipalities' work with preparedness in order to highlight what they can do to improve their overall and systematic preparedness work.

The study shows that the involvement of political and administrative management is one of the most important factors to be able to succeed in operationalizing statutory guidance, in addition to the knowledge of DSBs (The Norwegian Directorate for Civil Protection) guidance for ROS (Risk and Vulnerability Analysis) and regulation of municipal preparedness. An awareness of the different documents that are to be used during crisis management and the documents that are to be used for the documentation of the municipal preparedness obligation is also important.

Findings from the study show that municipalities achieve experiential learning mainly through exercise, evaluations and participation in networks for preparedness. Lack of time and resources seems to be a recurring challenge for experiential learning in the municipalities, and applies both to the implementation, planning and evaluation of exercises. Exercise is regarded as important for the municipalities and they want more exercises, especially full-scale drills. The study also shows that the municipalities have to a small extent prepared training and exercise plans, which can be limiting for the development of preparedness skills.

The study also shows that a comprehensive and systematic preparedness work depends on a management that prioritizes preparedness and provide sufficient time and resources. The preparedness work is strengthened by the fact that the State Administrator has a central role providing guidance and being an inspector, but also as a facilitator for exercises. The study also shows that culture of preparedness is an important factor in preparedness work that requires conscious management involvement.

The study concludes, among other things, that leadership involvement and resources are important, but a lack of them is also the factors that holds back and limit municipal preparedness work. Management must be made aware of the complexity and extent of preparedness in order to prioritize the necessary resources that give autonomy to employees to perform the preparedness tasks in a sufficient manner.