Bruk av fenomenet klarspråk i praksis innen offentlig forvaltning

Abstract

Bruk av fenomenet klarspråk i praksis innen offentlig forvaltning

Problemstilling i oppgaven er: Hvordan legger saksbehandlere til rette for at partene kan forstå budskapet i skriftlige beslutninger gjennom bruk av klarspråk? Formålet med oppgaven er å undersøke om saksbehandlere i offentlig forvaltning benytter klarspråk i skriftlige beslutninger på en slik måte at budskapet i skriftlige beslutninger kan forstås av mottakeren.

I masteroppgaven har vi gjennomført en fenomenologisk undersøkelse av hvordan saksbehandlere benytter fenomenet klarspråk i praksis i skriftlige beslutninger. Vi har gjennomført kvalitative intervju og dokumentanalyse.

Vi har analysert datamaterialet for å avdekke felles mønstre i hvordan saksbehandlere opplever bruk av klarspråk og hvilke erfaringer de har fra bruk av klarspråk. Gjennom oppgaven vil vi presentere ny kunnskap om saksbehandlernes bruk av klarspråk i beslutninger, gjennom deres virkelighetsoppfatning og livsverden. Vi har tatt utgangspunkt i Språkrådets fem argumenter for hvorfor klarspråk bør benyttes i skriftlige beslutninger innen offentlig forvaltning som bakgrunn for oppgaven, og Språkrådets argumenter har vært den røde tråden gjennom oppgaven.

Resultatene av oppgaven viser blant annet at klarspråk har for lite fokus innen offentlig forvaltning. Saksbehandlerne har et grunnleggende fokus på at de vil bli forstått når de skriver, og det har vært gjennomgående under intervjuene med saksbehandlerne. Allikevel kan vi se tydelige mønstre på at effektivitetshensyn veier tyngre enn fokuset på bruk av klarspråk, til tross for at alle tre informantene understreker viktigheten av å bli forstått. Det er også store variasjoner i hvordan saksbehandlere skriver beslutninger og hvordan de grunngir en skriftlig beslutning. Gjennom undersøkelser av organisasjonskultur i forvaltningen virker det for oss som at det ikke er kultur for å benytte tid på klarspråkarbeid.

En stor utfordring er at det i stor grad blir benyttet kansellistil i beslutninger, noe som vil si at det benyttes et formelt språk med fremmedord og vanskelige formuleringer som krever at mottakeren har bakgrunnskunnskap om fagområdet. Siden det er stor variasjon i hvem som er mottaker av en beslutning, medfører det er en stor risiko for at mottakere ikke vil forstå hva som er besluttet og hva beslutningen innebærer. Risikoen for misforståelser kan reduseres ved at saksbehandlerne får opplæring i bruk av klarspråk.

Saksbehandlerne har også fortalt at enkelte beslutninger har store mengder standardtekst, som innebærer en utfordring for mottakeren å finne den informasjonen som er vesentlig.

Sett opp imot at kravet til å benytte klarspråk er lovfestet i Språkloven § 9 viser resultatene at klarspråk må få større oppmerksomhet i forvaltningen.

Nøkkelord: klarspråk, bruk av klarspråk, fenomenologi, Språkrådet, klarspråkparagrafen, språklova § 9.

The phenomenon of plain language and its use within public administration

Research question: How case managers use plain language to facilitate for the parties to understand the written decisions? The purpose of this thesis is to research whether case managers in public administration use plain language in written decisions in such a way that the message can easily be understood by the recipient.

In this master thesis, we have conducted a phenomenological research process to find out how case managers use the phenomenon of plain language in written decisions. We have conducted qualitative interviews and document analysis to clarify the issue.

We have analysed the source data to reveal common patterns in how caseworkers experience the use of plain language, and what experiences they have from using plain language. Through this thesis, we will present new knowledge about the case managers experiences with the use of plain language. We have used the Language Council's five arguments for why plain language should be used in written decisions within public administration as a foundation for this thesis, and these arguments have remained as the invisible thin red line throughout this thesis.

The results of this thesis show, among other things, that plain language is severely lacking within public administration. The case managers show a basic desire to be understood when they write decisions. Nevertheless, we can see clear patterns that considerations based on efficiency carries more weight than the focus on use of plain language. This is even though everyone we interviewed emphasized several times the importance that the recipients understand the decision. Another observation we have made, is that there are large variations in how case managers write decisions and how they justify the decision. Through our investigation of the organizational culture in public administration, it seems to us that there is no culture for spending time on plain language.

A major challenge is that the chancellery style is used in decisions, which means that a formal language is used with foreign words and difficult formulations that require the recipient to have background knowledge of the subject area. Since there great variations in who the recipient of a decision might be, this inflicts a significant risk that the recipients will not understand the decision nor what it entails. By training the case managers in the use of plain language, the risk of misunderstandings can easily be reduced.

The case managers believe that there is too much standardized text in the decisions. This increases the risk that the recipients can misunderstand the content, and it can make it more challenging to locate the essential information.

Considering that the requirement to use plain language is enshrined in law in Section 9 of the Language Act, the results show that plain language must receive greater attention.

Keywords: plain language, use of plain language, phenomenology, the Language Council, the plain language paragraph, the Language Act § 9.