Kommunikasjon med interessenter i komplekse prosjekt: Hvordan foregår involvering og kommunikasjon med interessenter og brukere i et komplekst prosjekt med mange interessenter/brukere?

Abstract

Interessenter i prosjekter kan, som interessenter i organisasjoner, både bli påvirket eller påvirke prosjektet. For at prosjekter skal oppnå suksess og nå sine mål er det avhengig av bidragene fra interessentene. I denne oppgaven er det undersøkt hvordan involvering og kommunikasjon foregår i et komplekst prosjekt med mange interessenter/brukere. Det har blitt gjennomført en kvalitativ studie i form av case-design. Den empiriske studien tar utgangspunkt i prosjektet Framtidig Sykehusstruktur (Mjøssykehuset) ved Sykehuset Innlandet HF. Prosjektet om å etablere ett nytt, stort akuttsykehus i Innlandet vil berøre over 400 000 innbyggere og det innebærer at det er mange som skal involveres og kommuniseres med. Interessenter som er undersøkt i denne studien er de som er definert som brukere. Brukere, herunder ansatte, pasienter og pårørende, er de som skal ta i bruk prosjektet ved prosjektets ferdigstilling. Brukerne er den største interessentgruppen i omfang. Det har blitt gjennomført 5 dybdeintervjuer med representanter for å undersøke hvordan involveringen og kommunikasjonen med intressentene/brukere til prosjektet har foregått. Informantene er representanter fra prosjektgruppen, kommunikasjonsavdelingen, brukerutvalget, referansegruppe og foretakstillitsvalgte. Det som kommer frem i denne Masteroppgaven er at brukerinvolvering er viktig og nødvendig for prosjektets suksess, men at det er krevende å kommuniserere med mange interessenter/brukere. Kommunikasjonen i komplekse prosjekt er krevende og hvilke kommunikasjonskanaler prosjektet skal benytte bør tilpasses interessentene ut i fra hvordan de beveger seg i løpet av prosjektets levetid. Interessenter i prosjekter er dynamiske og kan endre både rolle og bidrag i løpet av prosjektets levetid.

Engelsk sammendrag (abstract) Stakeholders in projects can, as stakeholders inorganizations, affect or be affected by the project. In order for the projects to achieve success and reach their goals, it depends on the contributions of stakeholders. In this assignment, it has been studied how involvement and communication takes place in a complex project with many stakeholders/users. A qualitative study in the form of case design has been conducted. The empirical study is based on the Future Hospital Structure (Mjøssykehuset) a project at the Hospital Innlandet HF. The project to establish a new large emergency hospital in the country of origin will affect more than 400 000 inhabitans, which means that there are many to be involved and many to communicated with. Stakeholders in this study are those who are defined as users. Users, including employees, patients and relatives, are those who will use the project at the completion of the project. Users are the largest stakeholder group in scope. 5 depth interviews have been conducted with representatives to investigate how the involvement and communication with stakeholders / users of the project has taken place. The informants are representatives from the project group, the communications department, the user committee, the reference group and the company chairmen. What appears in this Master thesis is that user involvement is important and necessary for the success of the project, but it is demanding to communicate with many stakeholders / users. Communication in complex projects is demanding and the communication channels the project should use should be adapted to stakeholders based on how they move during the life of the project. Stakeholders in projects is dynamic and can change both role and contribution over the life of the project.